Обязанности личного помощника руководителя

Наверное, никакой современный директор, руководитель, босс уже не представляет своя рабочая жизнь без собственного секретаря. Во-первых, иметь ассистента очень престижно. Во-вторых, вправду грамотный и ответственный секретарь становится «правой рукой» шефа, непременным человеком на предприятии и, что самое основное, гарантом того, что вы практически постоянно успеете своевременно, ничего не забудете, и практически постоянно будете держать руку на пульсе. Дадите согласие, это очень важно в неистовом темпе современного жизни. Ну и, в конце концов, на секретаря практически постоянно можно перенаправить нежелательный телефонный звонок, поручить ассистенту общения с неприятным клиентом или попросить референта организовать приватное торжество. Очень удобно, не например ли?

Секретарь, референт, офис-менеджер, индивидуальный помощник: общее и отличное

Как вы отметили, одного и того же офисного сотрудника можно называть по-разному. Изменяется ли суть выполняемых обязанностей от такого как, как звучит должность? Давайте разберемся. Текстом « секретарь »обозначают должность человека, кот-ый нанимает отдельное лицо или фирма для ведения делопроизводства, помощи в работе с корреспонденцией, организации встреч и мер, выполнение собственных распоряжений руководителя, приема телефонных звонков и т.п. В общем, секретарь – довольно многогранный и обобщающий срок, который включает в себя большое количество возможные должностные обязанности. Поэтому в последнее время стало общепризнанным использование таких понятий как секретарь-референт и кабинет-менеджер. В обязанности референта по обыкновению входят: ведение телефонных переговоров, делового переписки, организация командировок управляющего, контроль документов, прием посетителей, составление дел, работа с офисной техникой. По большенному счету, секретарь-референт – это технический исполнитель. Вот отчего на эту должность часто берут искателей без высочайшего образования, особых привычек и даже без навыка работы. А вот для работы кабинет-менеджером нужны особые знания, к примеру, в области делопроизводства и документознавства. Обязанности такового секретаря намного шире, чем прямые обязанности референта. Личный помощник должен владеть еще более глубокими привычками, личными и профессиональными качествами, ведь помощники – это что люди, которые помнят все и практически постоянно, от которых зависит успех деловой встречи управляющего или празднование юбилея, и которые сочетают своего шефа практически всегда и везде. Кстати, следует отметить тот прецедент, который в трудовых книжках ( при условии официального трудоустройства, естественно) изредка делают записи «помощник руководителя» либо «референт». Чаще всего подобная место записывается как «секретарь руководителя».

Какие притязания выдвигаются к потенциальным секретарям?

Если вы отыскиваете работу секретаря, нужно знать но бы основные требования, которые работодатели выдвигают к кандидатам. Конечно ж, каждый частный случай выделяется массой нюансов, да и каждый управляющий видит своего секретаря в особом мире. Для кого-то абсолютно неважно наличие высшего образования, иные начальники ставят во голову угла познания иностранных языков, некоторым важно только, какой кофе варит секретарь либо как он (она) выглядит. Не лишним будет заметить, вот что важно знать. Наниматель может долго и старательно рассказывать для вас о том, что ему нужно от секретаря и чем вы будете увлекаться, только вот читателям Мирcoветoв не идет по стопам обращать на эти речи внимания. Поверьте, на ваши рамена будет положено множество обязанностей, гораздо больше, чем описано в должностной памятке и чем вам рассказали на собеседовании. Делается это для такого как, чтобы не испугать потенциального сотрудника. Расчеты делается на то, собственно что в процессе работы вам будет легче «подбросить» новую обязанность или положить на вас выполнение особенных доверенностей ( никакой начальник не произнесет вам на собеседовании, что вы обязаны будете напоминать ему даты рождения его супруги и возлюбленный, но на практике несомненно будет именно так). Итак, основные притязания. Я устраивалась на должность секретаря два раза, и оба раза они были довольно похожими:

Законченное высшее образование (ну которого руководителю понравится, собственно что его помощник будет отлучаться на сессии в самый несоответствующий момент?);

Навык работы (необязательно, но крайне лучше);

Приятная внешность;

Умение работать с офисной техникой, познание компьютерных программ, привычки работы в онлайне;

Комуникабельнисть, грамотный язык, умение излагать средства мысли в устной и письменной форме;

Владение одним либо несколькими иностранными языками;

Возраст от 18 до 35 лет;

Самоорганизация, серьезный подход к выполнению поставленных задач, вожделение учиться;

Возможность работать не нормированной (наконец, «семейные» женщины, которые претендуют на место секретаря, работодателей редко интересуют).

Как я уже заявляла, это очень обобщенный список притязаний к потенциальному референту и у каждого работодателя он собственный. Никогда не следует отказываться от собеседования, в случае если в этом списке вы увидите какой-или пункт, в котором вы не довольно сильные. Поверьте, ваши другие плюсы быстро перекроют все ваши слабенькие стороны.